¿Cuál es el coste de una mala comunicación interna?

En primer lugar, la empresa debe ser capaz de detectar las señales que indican un problema ya existente o en ciernes. Estas señales pueden ser débiles y estar implícitas en comportamientos como un aumento de la tensión entre el personal, rumores en los pasillos, escaso seguimiento de las propuestas de mejora o los eventos internos, etc. Para detectarlas a tiempo, la empresa debe estar atenta a la vida de la empresa e interesarse por llegar a la causa de cada de uno los problemas. Su actitud debe ser abierta, evitando los juicios de valor. Por ejemplo, si los proyectos de un departamento concreto no avanzan, no se debe buscar un culpable, sino analizar la situación y estudiar las posibles mejoras.
Otras señales son explícitas y provienen tanto de quejas directas de los propios empleados como de encuestas que la empresa hace llegar al equipo. Estas últimas, las encuestas, son herramientas básicas para los departamentos de comunicación y recursos humanos porque recogen de primera mano el sentir de los equipos. Bien utilizadas son una excelente fuente de ideas y posibilidades de mejora.
Una vez analizadas las señales, es hora de contabilizar lo que está costando a la empresa la actual estrategia de comunicación interna. Existen costes directos como los relacionados con los sueldos de los responsables de desarrollar esa comunicación, y que pueden ser considerados como pérdidas, si esta no es exitosa. Para juzgarlo, la empresa debe plantearse si la comunicación está resultando eficaz, cuál es su ROI (Return On Investment) y si incluye a todos los empleados, es decir, que no discrimine a los trabajadores que, por ejemplo, no están en oficinas.
También existen gastos relacionados con las herramientas y materias primas utilizadas. No es lo mismo imprimir una revista interna, que elaborar un newsletter digital o colgar un aviso en un tablón de anuncios. En este sentido, las soluciones digitales ahorran muchos costes de impresión y distribución, por ejemplo, y pueden llegar a todos los empleados, estén donde estén. Pero cuidado, una gran inversión en una herramienta de comunicación interna puede caer en saco roto si la información no circula bien o no es entendida por los empleados. De nada sirve aumentar el número de herramientas si no existe una estrategia de comunicación interna coherente en la base.
Existen también algunos costes indirectos que son muy temidos porque son difíciles de cuantificar y representan un riesgo para las finanzas de la empresa a largo plazo. Para calcularlos, hay que utilizar diferentes indicadores como el turnover (la diferencia entre las salidas y contrataciones de personal), el absentismo y la productividad.
De todo lo expuesto anteriormente se desprende la necesidad de realizar un diagnóstico de la comunicación interna y de la empresa en sí. ¿Cuál es el clima laboral? ¿Es la carga de trabajo demasiado pesada? ¿Utilizo las herramientas adecuadas? ¿Existe un equilibrio entre la vida privada y la profesional? ¿Participan los trabajadores en las iniciativas propuestas? ¿Se queda algún colectivo fuera de la comunicación? Y tras analizar los resultados y trazar una estrategia coherente con los objetivos y los valores de la compañía, movilizar a todos los actores implicados para aplicar medidas de mejora.
La comunicación interna es una parte esencial de la vida empresarial. Repercute en la organización a todos los niveles: rotación, absentismo, productividad, costes directos… Al aplicar una estrategia de comunicación eficaz y adaptada a cada empresa, el clima social es positivo, los empleados se sienten realizados y, por tanto, son más productivos y la empresa no tarda en recibir los beneficios.